सामग्री आवक रजिस्टर (एमआईआर)

सामग्री आवक रजिस्टर (एमआईआर)

 सामग्री आवक रजिस्टर-एमआईआर में आने वाली सभी खेपों का विवरण दर्ज करें (एमआईआर संख्या, आपूर्तिकर्ता का नाम, पी. ओ.  संदर्भ, सामग्री का संक्षिप्त विवरण, आरआर/पीडब्लूबी/एलआर संख्या और तिथि, भेजे गए और प्राप्त किए गए पैकेजों की संख्या, वाहक का नाम, माल ढुलाई का विवरण, प्रीपेड या भुगतान और राशि, अनलोडिंग रिपोर्ट संख्या, आरआर/एलआर नियंत्रण संख्या, एसआरवी संख्या और तिथि आदि)।  यह प्राप्ति अनुभाग का एक बहुत ही महत्वपूर्ण दस्तावेज है और इसका उपयोग उन खेपों के प्राप्ति दस्तावेज को नियंत्रित करने के उद्देश्य से किया जाता है, जो दिन-प्रतिदिन प्राप्त हुए हैं (एमआईआर का नमूना - परिशिष्ट 4)।

खेप के लिए प्रेषण दस्तावेज प्रस्तुत करने के लिए खरीद और वित्त के साथ अनुवर्ती कार्रवाई करें, जो वाहक के गोदाम में प्राप्त होते हैं लेकिन क्षतिपूर्ति बांड प्रस्तुत करके भी डिलीवरी नहीं ली जा सकती है, क्योंकि इसे 'स्वयं' के रूप में बुक किया गया है।

डिलीवरी न होने के लिए दावे

 यह सी एंड डी ग्रुप की जिम्मेदारी है कि माल की डिलीवरी न होने के लिए समय पर सूचना (प्रारंभिक दावा सूचना के लिए निर्धारित प्रारूप के माध्यम से - परिशिष्ट 5) दी जाए, ताकि माल की डिलीवरी न होने के लिए दावा सीमा अवधि (प्रेषण की तारीख से 6 महीने) के भीतर वाहक के पास दर्ज किया जा सके।  बीमा कंपनी के वसूली के अधिकार की रक्षा के लिए ऐसा दावा आवश्यक है, चाहे पारगमन कवर निगम या आपूर्तिकर्ता के माध्यम से हो।  यदि आपूर्तिकर्ता बीमा की व्यवस्था करता है, तो वाहक/उनके हामीदारों पर मौद्रिक दावा दर्ज करने के लिए वाहक पर प्रारंभिक दावे की एक प्रति उन्हें भेजी जाती है।  यदि निगम पारगमन बीमा की व्यवस्था करता है, तो उचित समय तक प्रतीक्षा करने के बाद रसीद और प्रेषण समूह द्वारा वाहक और हामीदार पर औपचारिक/मौद्रिक दावा दर्ज किया जाएगा।  माल की डिलीवरी में तेजी लाने के लिए वाहक के साथ घनिष्ठ समन्वय बनाए रखने की भी आवश्यकता है, जो कि देय हैं।

विलंब शुल्क/घाटशुल्क का लेखा-जोखा

 i) विलंब शुल्क और घाटशुल्क का भुगतान करने से पहले, अधिकतम छूट राशि प्राप्त करने के लिए वाहक के साथ उचित स्तर पर हर संभव प्रयास किया जाएगा।

 ii) वैगन उतारने या रेलवे/सड़क वाहकों से डिलीवरी लेने में देरी के कारणों सहित वाहक को भुगतान किए गए विलंब शुल्क और घाटशुल्क का उचित रिकॉर्ड बनाया जाएगा (विलंब शुल्क और घाटशुल्क रजिस्टर का नमूना- परिशिष्ट 6)

 iii) यदि आपूर्तिकर्ता की ओर से कुछ दोषों/चूक के कारण विलंब शुल्क/घाटशुल्क देय हैं, तो आपूर्ति चालान (चालानों) या उन्हें देय किसी अन्य राशि से वसूली की जाएगी।  इस आशय की उपयुक्त टिप्पणियाँ अनलोडिंग रिपोर्ट में तथा तत्पश्चात स्टोर प्राप्ति वाउचर में सम्मिलित की जाएँगी।

 iv) यदि व्यय निगम द्वारा वहन किया जाना है, तो शक्तियों के प्रत्यायोजन के अनुसार सक्षम प्राधिकारी से बट्टे खाते में डालने का अनुमोदन प्राप्त किया जाना चाहिए, जिसे मूल रूप में लेखा विभाग को भेजा जाएगा तथा उसकी प्रतिलिपि स्टोर रिकॉर्ड के लिए रखी जाएगी।

मालवाहकों को माल ढुलाई/विविध या अन्य शुल्कों का भुगतान:

 j) यदि माल ढुलाई या अन्य व्ययों (साइडिंग शुल्क, विलंब शुल्क और घाट शुल्क आदि) का भुगतान पर्याप्त है, तो रेलवे द्वारा दी जाने वाली क्रेडिट नोट सुविधाओं का लाभ उठाना उचित है।

 ii) पेटी फ्रेट और विविध भुगतान - अग्रिम राशि की स्वीकृति:

 रेलवे/सड़क ट्रांसपोर्टरों से माल का शीघ्र संग्रह सुनिश्चित करने के लिए, यह आवश्यक है कि इस गतिविधि के लिए नियुक्त अनुसंधान एवं विकास समूह का प्रतिनिधि अपने साथ निधि लेकर आए ताकि वाहक को भुगतान किया जा सके।

- माल ढुलाई, विलंब शुल्क/घाटशुल्क, लदान शुल्क तथा अन्य विविध व्ययों के भुगतान के लिए, प्रत्येक व्यवसाय इकाई में सामग्री के प्रवाह के आधार पर 10,000 से 50,000 रुपये तक का अग्रिम भुगतान, मुख्य अभियंता/इकाई प्रमुख द्वारा वर्ष के प्रारंभ में मंडल अभियंता (भंडार)/भंडार प्रमुख के नाम से स्वीकृत किया जाएगा, जिसमें ऐसे व्ययों की उचित वार्षिक सीमा तथा बजटीय प्रावधान होंगे।  जैसे ही राशि का कुछ भाग व्यय हो जाएगा, अग्रिम भुगतान की प्रतिपूर्ति का विवरण तैयार कर वित्त विभाग को भेजा जाएगा।  यह अपेक्षा की जाएगी कि शेष उपलब्ध नकदी व्यय होने तक लेखा विभाग से पूर्व व्यय की प्रतिपूर्ति प्राप्त हो जाएगी।  वित्तीय वर्ष की समाप्ति से पूर्व अग्रिम भुगतान, व्यय विवरण तथा शेष नकदी लेखा विभाग में जमा कराने के साथ समर्पित कर दिया जाएगा तथा सक्षम प्राधिकारी के अनुमोदन के पश्चात नया अग्रिम भुगतान अगले वित्तीय वर्ष के प्रारंभ में प्रभावी होगा।  परिशिष्ट 7 में नमूना अग्रिम भुगतान रजिस्टर दिया गया है, जो लेखापरीक्षा समीक्षा के अधीन होगा। 

 iii) यदि वाहक को किया जाने वाला भुगतान पर्याप्त है, जैसे कि 50,000/- रुपये या उससे अधिक, जो अग्रिम खातों से नहीं किया जा सकता है, तो ऐसे भुगतानों को सुविधाजनक बनाने के लिए अलग से चेक की व्यवस्था की जा सकती है।  आरएंडडी समूह द्वारा एक माल ढुलाई भुगतान वाउचर  तैयार किया जाएगा और विभागीय इंजीनियर (भंडार) के अनुमोदन के बाद भुगतान की व्यवस्था करने के लिए लेखा विभाग को भेजा जाएगा।

दैनिक प्राप्ति रिपोर्ट

 आर एंड डी समूह द्वारा एक दैनिक प्राप्ति रिपोर्ट तैयार की जाएगी, जो सामग्री आवक रजिस्टर (एमआईआर) में दिन के लिए दर्ज किए गए खेपों/सामग्री के विवरण पर आधारित होगी।  इस रिपोर्ट में आपूर्तिकर्ता का नाम, पी. ओ.  नंबर और तारीख, आरआर/एलआर नंबर और तारीख, खेप का संक्षिप्त विवरण, एमआईआर नंबर और टिप्पणियाँ आदि जैसे विवरण शामिल होंगे (यदि किसी खेप/सामग्री की आवश्यकता की तात्कालिकता के कारण निगरानी की जा रही है, तो इसे टिप्पणी कॉलम में हाइलाइट किया जाएगा)।