डोर डिलीवरी के आधार पर लाए गए माल की प्राप्ति

  डोर डिलीवरी के आधार पर लाए गए माल की प्राप्ति

 - आम तौर पर ट्रक-लोड माल डोर डिलीवरी के आधार पर बुक किया जाता है।  जैसे ही ट्रक प्राप्त होते हैं, उतारने की व्यवस्था की जाएगी

 - ट्रक लोड माल का वजन, सकल और खाली वजन दोनों को अनिवार्य रूप से पैकेजों के शुद्ध वजन की गणना करने के लिए साइट पर तौल पुल पर ले जाया जाएगा।  इस जानकारी की आवश्यकता इस प्रकार वितरित सामग्री में किसी भी कमी का पता लगाने और वाहकों को माल ढुलाई भुगतान की प्रक्रिया के लिए भी होगी।

 - सी एंड डी समूह का प्रतिनिधि उतारने की निगरानी करेगा।

 - जहां तक ​​संभव हो, माल की दोहरी हैंडलिंग से बचा जाना चाहिए, विशेष रूप से थोक सामग्री के संबंध में।  ऐसे माल की सीधी उतराई सामग्री के संरक्षक के परामर्श से स्टोर में भंडारण के स्थान पर की जाएगी और असाधारण मामलों में उनके उपयोग के स्थान पर यदि उपयोगकर्ता विभागों को माल की तत्काल आवश्यकता होती है।  यदि उपयोगकर्ता के अंत में माल उतार दिया जाता है, तो प्राप्ति और जारी करने से संबंधित लेखांकन दस्तावेज तुरंत पूरा किया जाएगा।

- आम तौर पर डोर डिलीवरी के आधार पर बुक की गई खेप के साथ एलआर की कंसाइनी कॉपी और ड्राइवर की कॉपी भी आती है।  रसीद स्वीकार करने और ट्रांसपोर्टर/ट्रक-ड्राइवर को एलआर सौंपने से पहले, यह सुनिश्चित करना होगा कि विवरण आरआर/एलआर रजिस्टर में दर्ज किए गए हैं

 - ऐसी स्थिति हो सकती है जब ट्रक लोड स्टोर में रखा जाता है, लेकिन एलआर की कंसाइनी कॉपी ट्रांसपोर्टर/ट्रक ड्राइवर या हमारे पास उपलब्ध नहीं होती है।  इस स्थिति में माल को उतार दिया जा सकता है, एलआर की ड्राइवर की कॉपी पर ट्रांसपोर्टर को रसीद दी जा सकती है।  यदि माल निगम के नाम पर बुक किया गया है, तो खरीद और लेखा को सूचित करने के तहत आपूर्तिकर्ता के साथ मामला उठाया जा सकता है ताकि एलआर की कंसाइनी कॉपी प्रस्तुत की जा सके, जिसे बाद में वाहक को सौंप दिया जाएगा।  एलआर का विवरण आरआर/एलआर नियंत्रण रजिस्टर में दर्ज किया जाएगा और सामग्री को चार्ज पर लेने के लिए आगे की कार्रवाई शुरू की जाएगी।

- हालांकि, डोर डिलीवरी के आधार पर लाया गया माल और 'स्वयं' के रूप में बुक किया गया लेकिन एलआर की कंसाइनी कॉपी हमारे पास उपलब्ध नहीं है, ऐसी खेप को ऐसी जगह पर उतार दिया जाएगा जहां सामग्री अन्य सामग्रियों के साथ मिश्रित न हो।  खेप के लेखांकन के लिए आगे की कार्रवाई तब तक स्थगित रहेगी, जब तक कि बैंक से दस्तावेजों की सेवानिवृत्ति के बाद एलआर की कंसाइनी कॉपी प्राप्त न हो जाए।  हालांकि, दस्तावेजों की जल्दी सेवानिवृत्ति के लिए वित्त और खरीद के साथ तुरंत मामला उठाया जाएगा।

  पंजीकृत डाक पार्सल / वीपीपी या कूरियर के माध्यम से भेजी गई सामग्री प्राप्त करें और आवश्यक रिकॉर्ड बनाए रखें।  ऐसी खेप की प्राप्ति का विवरण आरआर / एलआर रजिस्टर में दर्ज किया जा सकता है।

  आपूर्तिकर्ता या किसी अन्य व्यक्ति या एजेंसी द्वारा व्यक्तिगत रूप से लाई गई सामग्री प्राप्त करें और उचित जांच के बाद रसीद दें।

क्रय आदेश के प्रावधान के अनुसार, यदि आवश्यक हो तो स्थानीय आपूर्तिकर्ता के परिसर से सामग्री एकत्र करें।
 लाई गई सभी सामग्रियों के लिए एक अनलोडिंग रिपोर्ट तैयार की जाएगी ।  अनलोडिंग रिपोर्ट (यूआर) में उपलब्ध जानकारी में आपूर्तिकर्ता का नाम, पी. ओ.  संख्या और तारीख, आरआर/एलआर संख्या और तारीख, स्टोर में आरआर/एलआर प्राप्त होने की तारीख, वाहक का नाम और उसका कोड, बीमाकृत माल, माल ढुलाई विवरण, विलंब शुल्क/वारफेयर यदि कोई हो, भेजे गए और प्राप्त किए गए पैकेजों की संख्या, पैकेजों की स्थिति, यदि खुली डिलीवरी प्राप्त की गई है - विवरण, वैगन/ट्रक नंबर, आरआर/एलआर के अनुसार माल का वजन, सामग्री का विस्तृत विवरण, चालान/चालान संख्या और तारीख, अनलोडिंग स्थान आदि शामिल होंगे।  अनलोडिंग रिपोर्ट दो प्रतियों में तैयार की जाएगी और संबंधित भौतिक संरक्षकों को माल के साथ सौंप दी जाएगी जो रसीद की पुष्टि करते हुए एक प्रति सी एंड डी समूह को वापस कर देंगे।  यह प्रतिलिपि रिकार्ड के लिए नियंत्रण संख्या के अनुक्रम में दाखिल की जाएगी (यदि अनलोडिंग रिपोर्ट मैन्युअल रूप से तैयार की जाती है तो उस पर पहले से ही संख्या अंकित होगी - मुद्रण की व्यवस्था पुस्तक के रूप में की जाएगी, जिसमें प्रत्येक में 50 सेट होंगे।  हालांकि, यदि अनलोडिंग रिपोर्ट ऑन-लाइन प्रणाली के माध्यम से तैयार की जाती है, तो नियंत्रण संख्या कंप्यूटर द्वारा निर्दिष्ट की जाएगी।

अनलोडिंग रिपोर्ट:

 i) यह सामग्री के आगमन के संबंध में स्टोर द्वारा तैयार की जाने वाली पहली रिपोर्ट होगी और इसका उपयोग सीएंडडी समूह द्वारा संबंधित भौतिक संरक्षकों को माल सौंपने के लिए किया जाएगा, जिसमें माल की डिलीवरी से संबंधित सभी विवरण प्रस्तुत किए जाएंगे।

 ii) कम्प्यूटरीकृत प्रणाली में अनलोडिंग रिपोर्ट को स्टोर प्राप्ति-वाउचर के साथ जोड़ा जाना है और इस प्रकार उन खेपों के लिए आवधिक रिपोर्ट तैयार की जा सकती है, जो किसी कारणवश प्रभार में नहीं ली गई हैं और इस प्रकार प्राप्ति अनुभाग की गतिविधियों की निगरानी में महत्वपूर्ण भूमिका निभाती हैं।

 iii) उन सामग्रियों के लिए अनलोडिंग रिपोर्ट की अलग-अलग श्रृंखला बनाई जाएगी, जिन्हें स्टोर प्राप्ति वाउचर तैयार करके स्टोर के प्रभार में लिया जाना है, और उन खेपों के लिए जिन्हें सीधे उपयोग विभागों को सौंपा जाना है (ऐसी वस्तुएं जो मरम्मत/सुधार के बाद वापस प्राप्त होती हैं)

 v) अनलोडिंग रिपोर्ट तैयार करने की आवश्यकता को छोटे व्यवसाय इकाइयों में समाप्त किया जा सकता है, जहां प्राप्तियां सीमित हैं।  प्राप्त होने पर माल को सीधे मैटेरियल्स इनवर्ड रजिस्टर (एमआईआर) में दर्ज किया जा सकता है।

 vi) बड़े स्टोरों में ‘क्लीयरेंस एवं डिस्पैच’ समूह आने वाले माल को अनलोडिंग रिपोर्ट के साथ संबंधित भौतिक संरक्षकों को सौंप देगा तथा रिपोर्ट की दूसरी प्रति पर पावती प्राप्त करेगा।