स्टोर और इन्वेंट्री प्रबंधन कार्यों का मूल्यांकन

 स्टोर प्रबंधन कार्यों की समग्र प्रभावशीलता का निर्धारण इस बात से किया जा सकता है कि स्टोर-कीपिंग और इन्वेंट्री नियंत्रण जैसे विभिन्न घटक कितनी कुशलता से काम कर रहे हैं।  प्रबंधन रिपोर्टिंग विश्लेषण, मूल्यांकन और निर्णय लेने या काम करने के तरीके में सुधार, मौजूदा नीतियों प्रक्रियाओं और स्टाफिंग आदि में संशोधन जैसे उपाय करने में सक्षम बनाती है।  इसलिए, यह बहुत महत्वपूर्ण है कि विभिन्न स्तरों पर प्रबंधन को समग्र प्रदर्शन के स्तर के बारे में निश्चित आवृत्तियों पर अवगत कराया जाए।  कंप्यूटर आधारित स्टोर अकाउंटिंग और इन्वेंट्री प्रबंधन की अतिरिक्त सहायता से; प्रदर्शन के बहुत उच्च स्तर को प्राप्त करना संभव है।

स्टोर प्रबंधन की दक्षता के लिए लक्ष्य

 स्टोर दक्षता के प्रश्न को संबोधित करने से पहले, हमें ‘किसके दृष्टिकोण से दक्षता’ के प्रश्न पर विचार करने की आवश्यकता है।  स्टोर प्रबंधन की दक्षता के लिए निम्नलिखित कुछ लक्ष्य हैं, जो इस बिंदु को स्पष्ट करने में मदद करेंगे।

वित्तीय विचार

 क) सामग्री की श्रेणी और स्टॉक स्तर को इष्टतम स्तर पर रखकर स्टॉक में बंधी कार्यशील पूंजी को कम करना

 ख) जनशक्ति, भंडारण आवास और ओवरहेड पर व्यय सहित स्टोर की परिचालन लागत को कम रखना।

 ग) अप्रचलन को कम करना और गिरावट के नुकसान से बचना।

 घ) ​​स्टॉक का तेजी से कारोबार बनाए रखना।

 च) कुशल और लागत प्रभावी यांत्रिक हैंडलिंग उपकरण का उपयोग करना और उनका इष्टतम उपयोग सुनिश्चित करना।

 छ) अप्रचलित, अधिशेष और स्क्रैप सामग्री की शीघ्र पहचान और सबसे किफायती निपटान।

वेयरहाउसिंग विचार

 क) भंडारण स्थान का इष्टतम उपयोग।

 ख) हैंडलिंग को न्यूनतम रखना

 ग) स्टॉक का उचित भंडारण और संरक्षण

 घ) स्टॉक रोटेशन और ‘पहले आओ पहले पाओ’ के आधार पर जारी करना सुनिश्चित करना।

 च) माल की उचित सुरक्षा

 च) दुर्घटनाओं से बचने के लिए उचित सुरक्षा उपाय।

 छ) कर्मियों की इष्टतम स्टाफिंग और प्रशिक्षण और विकास।

 ज) स्टोर रिकॉर्ड का व्यवस्थित भंडारण ताकि शीघ्र पुनर्प्राप्ति की सुविधा मिल सके।

सेवा संबंधी विचार

 क) विशेष रूप से महत्वपूर्ण सामग्रियों के स्टॉक-आउट से बचें।

 ख) अनुरोध/आपातकालीन स्थितियों पर तुरंत प्रतिक्रिया दें

 ग) सुनिश्चित करें कि जारी किए गए सामान अच्छी स्थिति में हों।

 घ) उपयोगकर्ताओं को बिना किसी अनावश्यक औपचारिकता के जारी किए जाएं।

 च) बदलती आवश्यकताओं पर तुरंत प्रतिक्रिया दें

 च) सामग्रियों को उपयोग के बिंदु के जितना संभव हो उतना निकट रखें, विशेष रूप से भारी और थोक।

 लक्ष्यों की उपरोक्त सूची पूरी नहीं हो सकती है और इसमें कुछ अन्य विशेषताएं शामिल हो सकती हैं, लेकिन उपरोक्त सूची इस दृष्टिकोण का समर्थन करेगी कि निगम के विभिन्न कार्यों द्वारा स्टोर फ़ंक्शन के प्रदर्शन पर अलग-अलग विचार किया जाना चाहिए

 स्टोर प्रबंधन दक्षता का मापन:

 स्टोर प्रबंधन की दक्षता के मापन के लिए कई दृष्टिकोण और प्रणाली हैं।  इनमें से अधिकांश में समय की अवधि में गतिविधियों के रिकॉर्ड का विश्लेषण और दक्षता में किसी भी बदलाव को उजागर करने के लिए डिज़ाइन किए गए किसी प्रकार के सूत्र या अनुपात विश्लेषण का अनुप्रयोग शामिल है।

स्टोर प्रबंधन की दक्षता/निष्पादन के मूल्यांकन के लिए निम्नलिखित कुछ सामान्यतः उपयोग किए जाने वाले मापदंड हैं:

 क) स्टोर प्रबंधन कार्यों की वार्षिक परिचालन लागत

 ख) स्टॉक में माल की क्षति, हानि या गिरावट का मूल्य।

 ग) पहचान की आवश्यकता वाली वस्तुओं की संख्या।

 घ) ​​वर्ष के दौरान जारी किए गए मुद्दों की संख्या।

 ङ) वर्ष के दौरान प्राप्तियों की संख्या

 च) वर्ष के दौरान स्टॉक लेने में पाई गई विसंगतियों की संख्या।

 छ) वर्ष के दौरान जांची गई और मिलान की गई स्टॉक लेने की विसंगतियों की संख्या तथा मिलान और जांच के लिए लंबित विसंगतियों की संख्या।

 ज) प्राप्त करने वाले अनुभाग के पास आपूर्तिकर्ताओं से अस्वीकृत माल की संख्या और मूल्य।

 झ) प्राप्ति दस्तावेजीकरण के अभाव में लंबित आपूर्तिकर्ताओं के अग्रिमों की राशि (वाहक से माल का संग्रह, निरीक्षण, एसआरवी की तैयारी और विसंगतियों का निपटान)।

 ज) वाहक/अंडरराइटर्स पर निपटाए गए दावों की संख्या/मूल्य तथा एक वर्ष में दर्ज किए गए बीमा दावों की संख्या/मूल्य।

 क) वर्ष के दौरान कुल माल ढुलाई शुल्क के प्रतिशत के रूप में भुगतान किए गए विलंब शुल्क/घाट शुल्क की राशि।

 ठ) वर्ष के दौरान निपटाए गए स्क्रैप और अप्रचलित माल का मूल्य तथा वर्ष के अंत में लंबित ऐसे माल का मूल्य।

 ठ) स्टोर कर्मचारियों की संख्या बनाम स्टोर में सक्रिय वस्तुओं की संख्या का अनुपात या वर्ष के अंत में कर्मचारियों की संख्या बनाम स्टॉक के मूल्य का अनुपात।

 स्टोर प्रबंधन के मूल्यांकन के लिए मापदंडों पर काम करने के बाद पिछले कुछ वर्षों की वर्तमान स्थिति की तुलना की जा सकती है और यदि गिरावट देखी जाती है तो कुछ मानदंडों के लिए अनुवर्ती कार्रवाई की जा सकती है।  हालांकि, इस तरह से एकत्र किए गए डेटा, इस कार्य के वर्तमान प्रदर्शन को स्पष्ट रूप से इंगित करते हैं।

 स्टोर प्रबंधन के प्रदर्शन के मापन के लिए कुछ महत्वपूर्ण पैरामीटर/मानदंड इस प्रकार हैं:

 स्टॉक में मौजूद माल की क्षति, हानि या गिरावट का मूल्य:

 वेयरहाउसिंग की दक्षता का मूल्यांकन करने के लिए यह एक महत्वपूर्ण मानदंड है।  नुकसान, क्षति या गिरावट से बचने/कम करने के लिए, स्टोर को यह सुनिश्चित करना होगा कि:

 - माल को ‘पहले आओ पहले पाओ’ के आधार पर जारी करके ठीक से घुमाया जाए

 - माल को ठीक से संग्रहीत किया जाए और वायुमंडलीय खतरों से बचाया जाए, माल को लंबे समय तक संग्रहीत करने के लिए उचित परिरक्षकों का उपयोग किया जाए (बीमा स्पेयर जैसी वस्तुएँ)

 इन मानदंडों पर प्रदर्शन का व्यक्तिपरक मूल्यांकन समय-समय पर स्टोर का दौरा करके किया जा सकता है।  हालाँकि, वस्तुनिष्ठ मूल्यांकन के उद्देश्य से ऐसे नुकसानों को बट्टे खाते में डालने की एक प्रणाली लागू होनी चाहिए।  वर्ष के अंत में ऐसे बट्टे खाते में डाले गए माल का कुल मूल्य निकाला जा सकता है।  भंडारण के दौरान माल की हानि परिहार्य हानि की श्रेणी में आती है (एचएसडी/पेट्रोल के वाष्पीकरण से होने वाली हानियों जैसे माल की अंतर्निहित विशेषताओं के कारण होने वाली कुछ हानियों के अलावा), ऐसी हानियाँ उचित भंडारण और संरक्षण, हैंडलिंग और निर्गम प्रणाली की कमी को दर्शाती हैं।

अंडरराइटर/वाहक पर दावों का निपटान स्टोर का एक अन्य महत्वपूर्ण कार्य है।

वर्ष के अंत में लंबित दावों का मूल्य x 100

 a) वर्ष के दौरान दर्ज किए गए दावों का मूल्य (वर्ष की शुरुआत में लंबित + वर्ष के दौरान दर्ज किए गए दावे

 b) वर्ष के अंत में लंबित दावों की संख्या x 100 दर्ज किए गए दावों की संख्या (वर्ष की शुरुआत में लंबित + वर्ष के दौरान दर्ज किए गए दावे)

Value of claims pending at the year end                         X 100

a)                    Value of claim lodged during the year (pending on the Beginning of Year + claims lodged during the year

 

b)                   No. of claims pending at the year end                                     X 100 No. of claims lodged (pending on beginning of year

+ Claims lodged during the year)

 जितना कम प्रतिशत होगा, उतनी ही अधिक दक्षता होगी

 विलंब शुल्क/घाट शुल्क (परिहार्य व्यय) का भुगतान भी निकासी और प्रेषण समूह के स्टोर कार्यों की दक्षता को दर्शाता है।

 एक वर्ष में भुगतान किए गए विलंब शुल्क घाट शुल्क की राशि x 100 एक वर्ष में भुगतान किए गए कुल माल ढुलाई शुल्क

 कम प्रतिशत उच्च दक्षता को दर्शाता है।

स्टॉक लेने और जांच/समाधान के दौरान देखी गई विसंगतियों की संख्या और प्रकार।

 स्टॉक लेने के दौरान देखी गई विसंगतियों की संख्या और प्रकार (छोटी या बड़ी) स्टोर प्रबंधन के प्रदर्शन का आकलन करने के लिए एक और महत्वपूर्ण मानदंड है।

 स्टॉक विसंगतियों के कुछ कारण निम्नलिखित हैं:

 क) मानवीय चूक - सामग्री का गलत वितरण, गलत संहिताकरण, स्टॉक रिकॉर्ड में गलत पोस्टिंग।

 ख) अनुचित दस्तावेजीकरण।

 ग) माप की इकाई का भ्रम।

 घ) गलत स्टॉक लेना।

 च) वस्तुओं की अंतर्निहित विशेषताओं के कारण गिरावट।

 च) वजन में अंतर - जब वस्तुएं थोक में प्राप्त होती हैं और टुकड़ों में तौलकर जारी की जाती हैं।

 छ) माप में अंतर - जब अलग-अलग व्यक्ति टुकड़ों में माप करते हैं।

 जबकि कुछ छोटी/मामूली विसंगतियां ई), एफ) और जी) के कारण उत्पन्न होने के लिए बाध्य हैं, ए), बी), सी) और डी) के कारण कोई भी विसंगति स्टोर-कीपिंग और दस्तावेज़ीकरण की दक्षता को दर्शाती है।  विसंगतियों की जांच और समाधान स्टोर प्रबंधन कार्यों की दक्षता का आकलन/मूल्यांकन करने के लिए एक और मानदंड है।  यदि विसंगतियों का तुरंत समाधान किया जाता है, तो यह स्टोर की दक्षता को दर्शाता है लेकिन यदि वे बार-बार सामने आते हैं, तो यह खराब कामकाज को दर्शाता है।  a)    x 100    b)    x 100    (     ) a)   b)   

    स्क्रैप और अप्रचलित सामग्रियों का निपटान:

 यह एक और महत्वपूर्ण भंडार प्रबंधन कार्य है, हालांकि कभी-कभी यह एक उपेक्षित क्षेत्र होता है, जिसमें कार्य क्षेत्र और स्टोर को साफ रखने के अलावा स्क्रैप और अप्रचलित सामग्रियों के सबसे किफायती निपटान द्वारा धन उत्पन्न करने की क्षमता होती है।

 इस विशेषता पर स्टोर कार्यों के मूल्यांकन के लिए, हम वर्ष के दौरान निपटाए गए स्क्रैप और अप्रचलित सामग्रियों के मूल्य की गणना कर सकते हैं और निपटान के लिए पड़े ऐसे सामानों का मूल्य होल्डिंग से अधिक है, यह इस पहलू में स्टोर के कुशल कामकाज को दर्शाता है।

 वर्ष के अंत में स्क्रैप और अप्रचलित सामग्रियों का अनुमानित मूल्य