व्यापक गतिविधियों और जिम्मेदारियों में शामिल हैं:

 व्यापक गतिविधियों और जिम्मेदारियों में शामिल हैं:

 क्रय आदेश और संशोधन की प्राप्ति: सभी क्रय आदेश/एलओआई और उसके बाद के संशोधनों की हार्ड कॉपी/प्रतियां यूनिट और कॉर्पोरेट कार्यालय के क्रय विभाग से डिवीजनल इंजीनियर (स्टोर) द्वारा प्राप्त की जाती हैं, जो रसीद समूह, कस्टडी समूह और कंप्यूटर के बीच पी. ओ.  की प्रतियां वितरित करेंगे।  इस प्रकार प्राप्त पी. ओ.  की सभी प्रतियों को पी. ओ.  रजिस्टर में दर्ज किया जाएगा, जिसे पी. ओ.  सीरियल नंबर के अनुक्रम में बनाए रखा जाएगा।  यह रजिस्टर किसी विशेष पी. ओ.  की खोज करने और यह ट्रैक रखने के लिए बहुत उपयोगी होगा कि क्या सभी पी. ओ.  की प्रतियां प्राप्त हुई हैं।

 प्रेषण दस्तावेजों की प्राप्ति

 प्रेषण दस्तावेज अर्थात आरआर/पीडब्लूबी/एलआर/एडब्लूबी आदि या तो आपूर्तिकर्ता से सीधे प्राप्त किए जाएंगे या लेखा विभाग से (जब क्रय आदेश/एलओआई की शर्तों के आधार पर पूर्ण या आंशिक अग्रिम भुगतान के लिए बैंक के माध्यम से बातचीत की जाती है)

 क) आपूर्तिकर्ताओं से सीधे प्रेषण दस्तावेजों की प्राप्ति:

 यदि सामग्री प्राप्त होने के बाद 100% जारी किया जाना है, तो आपूर्तिकर्ताओं को क्रय आदेशों के साथ भेजे गए 'प्रेषण और चालान निर्देश' के माध्यम से मूल दस्तावेज (दो प्रतियों में चालान, पैकिंग पर्ची/चालान, आरआर/एलआर की प्रेषणी प्रति, प्रेषण-पूर्व निरीक्षण रिपोर्ट, यदि कोई हो, परीक्षण प्रमाण पत्र/गारंटी प्रमाण पत्र/वारंटी प्रमाण पत्र, आदेश के प्रावधान के अनुसार विनिमेयता प्रमाण पत्र) प्रेषिती अर्थात सहायक मंडल अभियंता (भंडार और परिवहन)/मंडल अभियंता (भंडार) को भेजने की सलाह दी जाती है।  अपेक्षित मूल दस्तावेज बाद में लेखा विभाग को स्टोर प्राप्ति वाउचर की प्रतियों के साथ प्रस्तुत किए जाएंगे ताकि आपूर्तिकर्ता को भुगतान में सुविधा हो सके।  कभी-कभी आपूर्तिकर्ता गलती से दस्तावेजों को लेखा या खरीद विभाग को भेज सकते हैं जो वाहकों से शीघ्र संग्रह के लिए इन दस्तावेजों को तुरंत स्टोर को भेज देंगे।

ख) बैंक के माध्यम से बातचीत किए जाने पर लेखा से प्रेषण दस्तावेजों की प्राप्ति

 (i) ‘प्रेषण एवं चालान निर्देश’ के अनुसार आपूर्तिकर्ताओं को दस्तावेजों का एक अग्रिम सेट मंडल अभियंता (भंडार)/वरिष्ठ लेखा अधिकारी को भेजना आवश्यक है, जबकि मूल सेट बैंक को सौंप दिया जाएगा।  इस समूह द्वारा प्राप्त सभी अग्रिम सूचनाओं को एक फ़ोल्डर में रखा जाएगा, जिस पर आपूर्तिकर्ता-वार वर्णानुक्रम में ‘अग्रिम सूचनाएं’ अंकित होंगी।  जब भी लेखा से मूल दस्तावेज प्राप्त होंगे, संबंधित ‘अग्रिम सेट’ को फ़ोल्डर से निकाल दिया जाएगा और आरआर/पीडब्लूबी/एलआर आदि के साथ प्राप्त अन्य दस्तावेजों के साथ संलग्न किया जाएगा।  इस प्रकार एक निश्चित समय पर, केवल वे सूचनाएं फ़ोल्डर में उपलब्ध होंगी जिनके लिए बैंकों से सेवानिवृत्ति के बाद दस्तावेज प्राप्त नहीं हुए हैं।  यह जानकारी महत्वपूर्ण रूप से आवश्यक सामग्रियों की प्राप्ति की निगरानी करने, क्षतिपूर्ति बांड प्रस्तुत करके वाहक से डिलीवरी लेने और बैंक से दस्तावेजों की सेवानिवृत्ति में तेजी लाने में बहुत उपयोगी होगी।

ii) बैंक के माध्यम से बातचीत किए जाने पर प्रेषण दस्तावेज बैंकर को अपेक्षित राशि के भुगतान के बाद लेखा विभाग द्वारा प्राप्त किए जाएंगे, जो यह सुनिश्चित करेगा कि स्टोर प्राप्ति वाउचर तैयार करने के लिए आवश्यक प्रासंगिक दस्तावेजों के साथ आरआर/एलआर की प्रेषिती प्रति तुरंत स्टोर्स को भेज दी जाए।