सामग्री का आउट-स्टेशन प्रेषण आउट-स्टेशन प्रेषण निम्नलिखित व्यापक श्रेणियों में आ सकते हैं।

  सामग्री का आउट-स्टेशन प्रेषण आउट-स्टेशन प्रेषण निम्नलिखित व्यापक श्रेणियों में आ सकते हैं।

  i) कस्टडी समूह की सलाह के अनुसार सार्वजनिक वाहक का उपयोग करके निगम की अन्य इकाइयों को सामग्री जारी करना (भंडार हस्तांतरण नोट के माध्यम से)।  

ii) क्षतिग्रस्त/अस्वीकृत सामग्री को कस्टडी और वेयरहाउसिंग समूह की सलाह के अनुसार सुधार/प्रतिस्थापन के लिए आपूर्तिकर्ताओं को भेजा जाना।

  iii) उपकरण/यंत्र/असेंबली/उप-असेंबली को उपयोगकर्ता विभागों के निर्देशानुसार मरम्मत/सुधार/प्रतिस्थापन के लिए मूल उपकरण निर्माताओं या अन्य पक्षों को भेजा जाना।  

iv) खाली गैस सिलेंडर को फिर से भरने या किसी अन्य कारण से सामग्री प्रेषण के लिए आपूर्तिकर्ता को भेजा जाना, जिसका विधिवत रिकॉर्ड किया जाना चाहिए।

सामग्री के प्रेषण के लिए प्राप्ति एवं प्रेषण (आर एंड डी) समूह की जिम्मेदारियाँ

 i) पारगमन में नुकसान से बचने के लिए उन्हें सुरक्षित तरीके से पैक करने के बाद बाहरी स्थानों पर भेजने के लिए सामग्री प्राप्त करें।

 ii) एक स्टोर डिलीवरी स्लिप (परिशिष्ट-10) तैयार करें, जिसमें प्रेषण की तिथि, वाहक, एलआर नंबर और तिथि, प्रेषण का कारण, सामग्री का विवरण और मात्रा, पैकेजों की संख्या जैसे प्रेषण के विवरण दर्शाए जाएँ।  अन्य अनुमोदन के अलावा, स्टोर डिलीवरी स्लिप की 2 प्रतियाँ प्राप्तकर्ता को भेजी जाएँगी, जिसे अच्छी स्थिति में सामग्री की प्राप्ति की पुष्टि करते हुए एक प्रति वापस करनी होगी।

 iii) सार्वजनिक वाहक के माध्यम से सामग्री के प्रेषण की व्यवस्था करें और एल. आर.  की प्रेषक और प्राप्तकर्ता दोनों की प्रतियाँ सुरक्षित रखें (यदि माल पूर्ण ट्रक लोड के आधार पर भेजा जाता है, तो प्राप्तकर्ता की प्रति एल. आर.  की चालक की प्रतियों के साथ संलग्न की जाती है) जिसे बाहरी प्रेषण के लिए आर. आर. /एल. आर.  रजिस्टर में दर्ज किया जाएगा (परिशिष्ट 11)

 iv) बाहरी प्रेषण, प्रेषण के लिए अनुरोध करने वाले विभाग की सलाह के अनुसार भुगतान किए गए भाड़े/बिल के आधार पर या भुगतान के आधार पर किया जा सकता है।

 v) बाहरी प्रेषण के लिए सामग्री की पैकेजिंग सुरक्षा अधिकारियों द्वारा देखी जाएगी।  इसी तरह सुरक्षा अधिकारियों से लोडिंग देखने का अनुरोध किया जा सकता है, यदि बाद में सुरक्षा द्वार पर मात्रा का सत्यापन नहीं किया जा सकता है।

 vi) ऐसे प्रेषण के लिए बाहरी गेट पास स्टोर द्वारा जारी किए जाएंगे, जिसमें प्रेषण के कारण निर्धारित किए जाएंगे, और यह भी कि क्या सामग्री वापसी योग्य आधार पर या गैर-वापसी योग्य आधार पर भेजी जा रही है।  वापसी योग्य आधार पर भेजी गई सामग्रियों का उचित रिकार्ड रखा जाएगा तथा समय-समय पर इसकी समीक्षा की जाएगी ताकि यह सुनिश्चित किया जा सके कि ऐसी सामग्रियां इकाई को वापस कर दी जाएं।

उपयोगकर्ता विभाग से प्राप्त तथा मरम्मत के लिए भेजी गई सामग्रियों का उपचार।

 मरम्मत के पश्चात प्राप्त ऐसी खेप को सामग्री आवक रजिस्टर (एमआईआर) में दर्ज किया जाएगा तथा एमआईआर के टिप्पणी कॉलम में पावती प्राप्त करने के पश्चात उपयोगकर्ता विभाग को सौंप दिया जाएगा।  अनलोडिंग रिपोर्ट की दो प्रतियां उपयोगकर्ता विभाग को प्रस्तुत की जाएंगी, जो खेप/सामग्री की प्राप्ति की पुष्टि करते हुए एक प्रति लौटाएगा।  ऐसी खेपों के लिए किसी एसआरवी की आवश्यकता नहीं है।

 प्राप्ति एवं प्रेषण अनुभाग से तत्काल आवश्यक सामग्रियों का निर्गमन

 यदि कुछ वस्तुओं की अत्यन्त आवश्यकता है, तो उन्हें उपयोगकर्ता के कार्यस्थल पर अनलोड किया जा सकता है अथवा आवश्यक निरीक्षण के पश्चात प्राप्ति अनुभाग से निर्गमन कराया जा सकता है।  प्राप्ति अनुभाग में कार्यरत व्यक्ति स्टोर्स इश्यू वाउचर (एसआईवी) के 'जारी की गई मात्रा' कॉलम को भरेगा तथा संबंधित कॉलम में हस्ताक्षर करेगा; 'द्वारा जारी किया गया', लेकिन ऐसी एसआईवी को नियंत्रण संख्या आवंटित नहीं करेगा।

 ऐसे एसआईवी को उपयोगकर्ता और शेष सामग्री (यदि कोई हो) के साथ कस्टडी में भेजा जाएगा, जिसे कस्टोडियन द्वारा एक नियंत्रण संख्या आवंटित की जाएगी, स्टॉक रिकॉर्ड में पोस्ट किया जाएगा और अन्य दस्तावेजों के साथ वितरित किया जाएगा।  अनलोडिंग रिपोर्ट पर उपयोगकर्ता विभाग की पावती और उनके द्वारा सीधे ली गई मात्रा के लिए एसआईवी के आधार पर, एसआरवी को कस्टोडियन द्वारा तैयार और हिसाब किया जा सकता है।

उपयोगकर्ता विभागों द्वारा आपूर्तिकर्ताओं से एकत्र की गई आपातकालीन सामग्रियों का नियमितीकरण:- 

आम तौर पर आपूर्तिकर्ताओं से सामग्री भंडार विभाग द्वारा प्राप्त की जाएगी।  हालांकि, आवश्यकता की तात्कालिकता के कारण, सामग्री उपयोगकर्ता विभागों द्वारा भी एकत्र की जा सकती है, जो आवश्यक प्राप्ति और उचित लेखांकन के लिए सामग्री को सी एंड डी समूह को सौंप देंगे।  अत्यंत तात्कालिकता के असाधारण मामलों में, आपूर्तिकर्ता से एकत्र की गई सामग्री सीधे कार्यस्थल पर ले जाई जा सकती है और उसका उपभोग/उपयोग किया जा सकता है।  यह सुनिश्चित किया जाना चाहिए कि आपूर्तिकर्ता से एकत्र की गई सामग्री (सामग्री) सुरक्षा कर्मियों द्वारा जांची गई हो और इनकमिंग मटेरियल रजिस्टर (चालान/चालान के पीछे अंकित सीरियल नंबर और ड्यूटी अधिकारी के हस्ताक्षर) में दर्ज की गई हो।  हालांकि रसीद को नियमित करने के लिए, संबंधित वस्तुओं के लिए आपूर्तिकर्ता के चालान/चालान/पैकिंग पर्ची के साथ-साथ भंडार मांग सह जारी वाउचर को आर एंड डी समूह को सौंप दिया जाएगा।