स्टोर के कार्य

 स्टोर के कार्य Store Functions

 प्राप्ति और प्रेषण: Receipt and Dispatch:

आपूर्तिकर्ताओं और संगठन की अन्य इकाइयों से आने वाली सभी सामग्री स्टोर पर प्राप्त की जाएगी।  परिवहन, सामग्री को उतारना और प्राप्त करना, तथा उसे हिरासत समूह को सौंपना, पैकेजों की जांच करना, चालान और खरीद आदेश के विवरण के साथ सामग्री की जांच करना, विसंगतियों की पहचान करना, यदि कोई हो, रिकॉर्ड रखना, स्टोर प्राप्ति सह निरीक्षण रिपोर्ट तैयार करना, तथा सामग्री के प्रेषण की व्यवस्था करना - आपूर्तिकर्ताओं को वापस करना, मरम्मत के लिए भेजना या संगठन की अन्य इकाइयों को हस्तांतरित करना।  

अनुबंध के प्रावधानों के अनुसार कम डिलीवरी, गैर-डिलीवरी या रास्ते में नुकसान के लिए दावे समय पर अंडरराइटर, वाहक और आपूर्तिकर्ताओं के पास दर्ज किए जाने चाहिए।  उपरोक्त नुकसानों और तकनीकी अस्वीकृतियों (आपूर्तिकर्ताओं द्वारा गलत या घटिया सामग्री की आपूर्ति) के लिए प्रतिस्थापन आपूर्ति की व्यवस्था की जानी चाहिए।

  सामग्री का निरीक्षण material inspection

 यह सुनिश्चित किया जाना चाहिए कि स्टोर में प्राप्त प्रत्येक वस्तु की गुणवत्ता की दृष्टि से जाँच की जाए।  खराब गुणवत्ता वाली सामग्री की कोई भी विफलता संगठन को भारी नुकसान पहुंचा सकती है, विशेष रूप से महत्वपूर्ण उपकरणों के घटकों की।

  महत्वपूर्ण और उच्च उपभोग मूल्य वाली वस्तुओं के लिए गुणवत्ता योजनाएँ विकसित करने की आवश्यकता है।  निरीक्षण स्वतंत्र गुणवत्ता आश्वासन समूह या उपयोगकर्ता विभाग या तीसरे पक्ष द्वारा किया जा सकता है, जो कि सेटअप पर निर्भर करता है।

  हालाँकि, स्टोर को शीघ्र निरीक्षण के लिए निरीक्षण करने वाले लोगों के साथ निरंतर और निरंतर संपर्क बनाए रखने की आवश्यकता है।

सामग्री जारी करना और अभिलेखों का रखरखाव: Issue of Materials and Maintenance of Records:

 उपयोगकर्ता विभागों से मांग/मांग प्राप्त होने पर स्टोर विभाग आवश्यकताओं की पहचान करेगा और बिना किसी देरी के सामग्री जारी करेगा।  जारी करने और प्राप्ति दस्तावेजों का उचित रिकॉर्ड बनाने की आवश्यकता है।

भंडारण और संरक्षण: Storage and Preservation:

 प्राप्ति अनुभाग से प्राप्त सभी सामग्रियों को ठीक से स्टैक किया जाना चाहिए और जारी करने में आसानी के लिए डिब्बे का स्थान दर्ज किया जाना चाहिए। 

 सामग्री के संरक्षण के लिए आवश्यक कदम उठाए जाने चाहिए, विशेष रूप से उन सामग्रियों के लिए जिन्हें लंबे समय तक संग्रहीत किया जाना है।  आपूर्तिकर्ताओं/उपयोगकर्ता विभागों के परामर्श से संरक्षण के तरीके विकसित किए जाने की आवश्यकता है।

  सामग्री की सुरक्षा और संरक्षा के लिए भी कदम उठाए जाने की आवश्यकता है, साथ ही सामग्री को संभालने में सावधानी बरतकर विभिन्न खतरों से कर्मियों की सुरक्षा भी सुनिश्चित की जानी चाहिए।

 स्टॉक नियंत्रण अभिलेख: Stock Control Records:

 प्रतिदिन की प्राप्तियों और मुद्दों को स्टॉक लेजर या कंप्यूटर मास्टर में पोस्ट किया जाएगा ताकि प्रत्येक आइटम का वर्तमान शेष भौतिक गणना या जाँच के बिना ही ज्ञात हो सके।

स्क्रैप, अप्रचलित और अधिशेष सामग्री की पहचान और निपटान: Identification and disposal of scrap, obsolete and surplus materials:

 सभी स्क्रैप उत्पन्न, घिसे-पिटे और अनुपयोगी स्पेयर आदि को स्क्रैप यार्ड में प्राप्त किया जाएगा और पहचान और लॉट बनाने के बाद तुरंत निपटाया जाएगा।  इसी तरह, अप्रचलित और अधिशेष वस्तुओं की पहचान की जाएगी और सबसे किफायती निपटान कार्रवाई की जाएगी।

भौतिक स्टॉक लेना/स्टॉक सत्यापन: Physical Stock Taking/Stock Verification:

 यह सुनिश्चित किया जाना चाहिए कि स्टोर की प्रत्येक वस्तु का भौतिक स्टॉक लेना वर्ष में कम से कम एक बार किया जाए, बुक बैलेंस ग्राउंड बैलेंस के साथ मिलान किया जाए।  विसंगतियों, यदि कोई देखी जाती है, तो उचित रूप से जांच की जाती है, मिलान किया जाता है और समायोजित किया जाता है।

पहचान और संहिताकरण: Identification and Codification:

 भंडार का यह भी कार्य है कि वह स्टॉक की प्रत्येक वस्तु को उचित और तर्कसंगत रूप से संहिताबद्ध करे, कोड कैटलॉग तैयार करे और सभी संबंधितों को वितरित करे।

  इसमें सभी वस्तुओं की पहचान, व्यवस्थित रूप से परिभाषित करना और उनका वर्णन करना, सामग्री विनिर्देश, माप की इकाई को अपनाना, मानकीकरण की एक डिग्री की शुरूआत और विविधता में कमी शामिल होगी।  

इन कार्यों को पूरा करने के लिए, स्टोर अन्य विभागों जैसे कि उपयोगकर्ता, योजना, एमआईएस आदि के साथ निकटता से समन्वय करेंगे।

इन्वेंटरी नियंत्रण: Inventory Control:

इसमें इन्वेंटरी स्तर, सुरक्षा स्टॉक और उपलब्धता की निगरानी, ​​बकाया मात्रा पर नज़र रखना, पुनः ऑर्डर स्तर तक पहुँचने वाली वस्तुओं के लिए खरीद आवश्यकताएँ तैयार करना, खपत पैटर्न का विश्लेषण, अधिशेष और अप्रचलित सामग्रियों की पहचान करना और निपटान कार्रवाई शुरू करना शामिल होगा।

  वैज्ञानिक इन्वेंटरी नियंत्रण प्रबंधन की महत्वपूर्ण आवश्यकता को देखते हुए, इस कार्य को एक अलग मैनुअल यानी इन्वेंटरी प्रबंधन प्रणाली मैनुअल में विस्तार से रेखांकित किया जाएगा।