स्टोर्स की संगठनात्मक संरचना

स्टोर्स की संगठनात्मक संरचना Organisational Structure of Stores

 विस्तृत रूप से स्टोर प्रबंधन के कार्यों को कुशलतापूर्वक और प्रभावी ढंग से निष्पादित करने के लिए, विभिन्न समूहों में कार्यात्मक आधार पर जिम्मेदारी का विभाजन निम्नानुसार होगा:

1:   स्टोर संचालन को तीन अलग-अलग समूहों में विभाजित किया जाएगा: Store operations will be divided into three distinct groups:

 i) प्राप्ति और प्रेषण कार्य

 (a) निकासी और प्रेषण

 (b) पारगमन बीमा

 (c) परिवहन एजेंसियों के अनुबंध

 ii) निरीक्षण सहित हिरासत और भंडारण

 iii) सामग्री नियोजन और सूची नियंत्रण

2.  प्राप्ति और प्रेषण समूह: Receiving and Dispatching Group

 यह समूह निम्नलिखित कार्यों के लिए जिम्मेदार होगा

 i) प्रेषण दस्तावेजों (आरआर/पीडब्लूबी/एलआर आदि) की प्राप्ति और उनके रिकॉर्ड रखना

 ii) रेलवे/सड़क वाहक से माल का संग्रह

 iii) डोर डिलीवरी के आधार पर लाए गए माल की डिलीवरी लेना। 

 iv) यदि माल बाहरी रूप से क्षतिग्रस्त अवस्था में पाया जाता है या पैकेज कम डिलीवर किए जाते हैं तो खुली डिलीवरी की व्यवस्था करना।

  v) ‘सामग्री आवक रजिस्टर’ में रसीद दर्ज करना और अनलोडिंग रिपोर्ट तैयार करना। 

 vi) सामग्री को संभालना और उसे हिरासत या उपयोगकर्ता विभागों को सौंपना।  vii) वाहकों को माल ढुलाई भुगतान की प्रक्रिया करना।  

viii) महत्वपूर्ण रूप से आवश्यक सामग्रियों की डिलीवरी में तेजी लाना।

  ix) समुद्री बीमा पॉलिसियों को सुरक्षित करना और अंडरराइटर्स को प्रीमियम के भुगतान की व्यवस्था करना।  

x) पारगमन बीमा की खुली पॉलिसी के खिलाफ प्राप्त खेपों की मासिक वापसी प्रस्तुत करना और पारगमन में माल के लिए पर्याप्त प्रीमियम राशि की उपलब्धता सुनिश्चित करना।

  xi) वाहकों / अंडरराइटर्स / आपूर्तिकर्ताओं पर दावों के निपटान में तेजी लाना। 

 xii) बाहरी आपूर्तिकर्ताओं या निगम की अन्य इकाइयों को सामग्री भेजने की व्यवस्था करना। 

 xiii) प्राप्ति और प्रेषण कार्य से जुड़ा कोई अन्य कार्य।

3:  अभिरक्षा, भंडारण और निरीक्षण समूह: Custody, Storage and Inspection Group

 यह समूह निम्नलिखित कार्यों के लिए जिम्मेदार होगा:

 i) प्राप्ति और प्रेषण समूह से सामग्री की प्राप्ति, साथ ही उतराई रिपोर्ट, यू. आर.  के साथ सामग्री की जाँच।  उपयोगकर्ता विभागों द्वारा निरीक्षण और जाँच माप की व्यवस्था करना, स्टोर रसीद वाउचर बनाना, बिलिंग, बिनिंग और लेजर पोस्टिंग, कंप्यूटर मास्टर का अद्यतन करना।

 ii) उपयोगकर्ता विभागों को सामग्री जारी करना, जारी दस्तावेजीकरण पूरा करना, जारी वाउचर की लेजर पोस्टिंग/कंप्यूटर मास्टर का अद्यतन करना।

 iii) उपयोगकर्ता विभागों से अधिशेष सामग्री प्राप्त करना, बिनिंग, पोस्टिंग और स्टोर रिटर्न नोट के रिकॉर्ड बनाए रखना और उनका लेखा-जोखा रखना।

 iv) अंतर-इकाई हस्तांतरण के लिए सामग्री जारी करना, स्टोर ट्रांसफर नोट्स की तैयारी, पोस्टिंग और लेखा-जोखा रखना।

 v) संरक्षण, भंडारण और सामग्री हैंडलिंग सुविधाओं की योजना बनाना और व्यवस्था करना।

 vi) भौतिक स्टॉक सत्यापन और विसंगतियों, यदि कोई हो, के समाधान की सुविधा प्रदान करना।  समायोजन वाउचर तैयार करना और पोस्ट करना, ताकि विसंगतियों के पाए जाने पर ग्राउंड बैलेंस को बुक बैलेंस के अनुरूप लाया जा सके।

 vii) स्क्रैप सामग्री प्राप्त करना और संभावित खरीदारों को ऐसी सामग्री सौंपने सहित निपटान कार्रवाई की सुविधा प्रदान करना।

 viii) अप्रचलित/अतिरिक्त वस्तुओं की पहचान करना और सामग्री नियोजन और सूची नियंत्रण अनुभाग के सहयोग से निपटान कार्रवाई की सुविधा प्रदान करना।

 ix) अस्वीकृत सामग्रियों की अभिरक्षा और अस्वीकृत/क्षति/कमी के प्रतिस्थापन के लिए आपूर्तिकर्ताओं के साथ आगे बढ़ना।

 x) खेप की गैर-डिलीवरी और क्षति और कमी के लिए वाहक/अंडर राइटर्स के साथ दावों को प्राथमिकता देना।

4:  सामग्री नियोजन एवं सूची नियंत्रण समूह: Material Planning and Inventory Control Group:

यह समूह निम्नलिखित कार्यों के लिए जिम्मेदार होगा:

 i) नियमित रूप से/सामान्य रूप से उपयोग की जाने वाली वस्तुओं की पहचान करना, जिनका उपभोग पैटर्न काफी हद तक स्थिर है, उन्हें स्टॉक आइटम घोषित करना तथा उनका न्यूनतम, अधिकतम, पुनःआदेश स्तर और पुनःआदेश मात्रा निर्धारित करना। 

 ii) स्टॉक आइटम घोषित वस्तुओं का विवरण समय-समय पर प्रसारित करना, ताकि स्टोर के अलावा किसी अन्य विभाग द्वारा क्रय मांग न उठाई जाए।  

iii) स्टॉक आइटम की आवाजाही पर नजर रखना तथा पुनःआदेश स्तर पर पहुंचते ही क्रय मांग उठाना।  

iv) विभिन्न श्रेणियों की वस्तुओं के लिए लीड-टाइम का विश्लेषण करना तथा सामग्रियों की समय पर उपलब्धता के लिए क्रय के साथ समन्वय करना।

 v) प्रत्येक वस्तु के उपभोग पैटर्न, लीड-टाइम और गंभीरता को ध्यान में रखते हुए समय-समय पर स्टॉक होल्डिंग स्तर की समीक्षा करना।  

vi) यह सुनिश्चित करना कि स्टॉक आइटम के लिए स्टॉक हर समय उपलब्ध हो, ताकि उपयोगकर्ता विभागों का विश्वास जीता जा सके।  किसी वस्तु के स्टॉक से बाहर होने की स्थिति में, यदि कोई लंबित आदेश है, तो उसकी आपूर्ति में तेजी लाई जाएगी।  यदि किसी प्रकार की देरी की आशंका है, तो स्थिति से निपटने के लिए वस्तु की आपातकालीन/नकद खरीद की व्यवस्था की जाएगी। 

 vii) उपयोगकर्ता विभागों से गैर-स्टॉक वस्तुओं की खरीद मांगों की समीक्षा।

viii) गैर-चलती, अधिशेष और अप्रचलित वस्तुओं की पहचान करना और उनके निपटान की कार्रवाई की सिफारिश करना।

 ix) कैटलॉगिंग और कम्प्यूटरीकरण की आवश्यकताओं को पूरा करने के लिए विनिर्देशों और माप की इकाई तैयार करने सहित स्टोर की सभी वस्तुओं की पहचान, परिभाषा और वर्णन करना।

 x) सभी स्टोर वस्तुओं का तर्कसंगत संहिताकरण, कोड कैटलॉग की तैयारी और वितरण।

 xi) स्टोर प्रबंधन का एमआईएस- प्रबंधन सूचना और समीक्षा के लिए विभिन्न रिपोर्टों का निर्माण।

 xii) कम्प्यूटरीकृत स्टोर लेखा प्रणाली के सफल कार्यान्वयन और मूल्य स्टोर लेजर और खरीद प्रबंधन के साथ इंटरफेसिंग के लिए इलेक्ट्रॉनिक डेटा प्रोसेसिंग (ईडीपी) विभाग के साथ समन्वय।

 xiii) सामग्री नियोजन और सूची नियंत्रण से जुड़ा कोई अन्य कार्य।

5: मूल्य निर्धारण: Price determination

 स्टोर को एक आत्मनिर्भर इकाई बनाने के लिए मूल्य निर्धारण कार्य स्टोर डिवीजन के नियंत्रण में होगा और यह आवश्यक है:

 (i) स्टॉक में स्टोर के मूल्य को इंगित करना

 (ii) सामग्री लागत के लिए आधार प्रदान करना

 (iii) मूल्य द्वारा स्टॉक नियंत्रण के संचालन के साधन प्रदान करना।